Екатерина Воронцова 

Если вы любите наводить порядок в кабинете охраны труда и уничтожать протоколы, то не забывайте про сроки хранения документов по охране труда. Потому что последние годы повышаются требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах, участились судебные разбирательства по возникновению профессиональных заболеваний и в этих случаях часто требуется прибегнуть к архиву материалов.

Все локально-нормативные акты, связанные с функционированием охраны труда в организации, должны сохраняться в надлежащем виде в течение определенного срока, самый продолжительный период составляет 75 лет, но есть и документы, которые требуется хранить постоянно.

Какие документы по охране труда необходимо хранить, в течение какого времени и каким образом разберем в этой статье, а если у вас будет что добавить, задать вопрос или поделиться своим опытом, присоединяйтесь в комментариях, это будет интересно и автору, и читателям.

 

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Сроки хранения документов по охране труда лучше знать и стараться их придерживаться, потому как вовремя предоставленный протокол, или выписка из журнала вводного инструктажа может от штрафов уберечь работодателя. А отсутствие необходимого документа может подтвердить, что права работников не соблюдались, требования Трудового Кодекса не выполнялись. 

Понятно, что многие организации не просуществуют срок даже в 45 лет, и вроде бы нелогично так долго хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, образующиеся за весь этот период. Но работая в должности специалиста по охране труда не один год, поняла, что уничтожать документы даже по истечение 3 лет ни в коем случае нельзя.

Приведу пример из личной практики, произошел несчастный случай с работников, который был трудоустроен со дня основания организации, то есть за 5 лет до моего трудоустройства. С этим сотрудником произошел тяжелый несчастный случай, началось расследование и было необходимо предоставить комиссии выписку из журнала вводного инструктажа. За отсутствие записи – штраф. Журнал очень долго искали, но, благо нашли, с тех пор храню все документы по охране труда.

18 февраля 2020 вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, в котором регламентируются сроки хранения документации. А перечень, приведенный в разделе 7.3, относится конкретно к срокам хранения документов по охране труда. Он отменил действующий ранее Приказ, установив новые сроки хранения различной типовой документации. Выделим основные, а также разберем, к чему приведет неисполнение правил.

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

  1. Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
  2. Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существенно “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок. 

Например, обратится бывший работник с жалобой о развитии у него профессионального заболевания по вине бывшего работодателя, а документы, подтверждающие результаты успешного прохождения медосмотров, покрылись плесенью, текст не читабелен.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Основные сроки хранения документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 включает в себя сроки хранения не только документации по охране труда, но кадровых и бухгалтерских. Нас интересует только раздел 7.3 “Охрана труда” в нем установлены основные документы, с которыми специалисту по охране труда приходится сталкиваться в повседневной практике.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте 45 лет 
Результаты СОУТ (п.407) 45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия 5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работ после закрытия НД 1 год , если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья 75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда 5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее)  от 3 до 5 лет
Заключения к договорам 5 лет

Сроки хранения документов по охране труда в организации достаточно продолжительные и за это время может накопиться огромная масса, даже за 5 лет. Но, как говорится, стоит только что-то выкинуть, например, какую-то справку – сразу же понадобится, так и в охране труда часто бывает. Поэтому лучше не надеяться на авось, а хранить документы правильно.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки хранения различных документов, в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

  1. Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
  2. Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
  3. До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
  4. 50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

  1. Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
  2. Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
  3. 10 лет – для органов госвласти.
  4. 5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
  5. 15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.

 ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания. 

Источник: //oxrana-truda.ru/sroki-xraneniya-dokumentov-po-oxrane-truda

Александр Чурин обсудил с общественниками планы по развитию системы обращения с отходами
Пожарная безопасность в осенний период